Как организовать переезд офиса в новый бизнес-центр

Всем известно мудрое выражение о том, что один переезд хуже двух пожаров. С этим утверждением нельзя не согласиться. Во время смены района аренды офиса в бизнес-центре может случиться что угодно: от потери документов до серьёзных конфликтов между рядовыми сотрудниками и руководством компании. На самом деле все не так плохо, и вероятность столкнуться со сложностями реально снизить до минимальных значений, если ответственно подготовиться к транспортировке.

Чтобы минимизировать расходы, связанные с переездом офиса, в первую очередь необходимо проанализировать их структуру. Основные статьи затрат:

  • стоимость упаковочных материалов;
  • аренда грузового автомобиля;
  • оплата времени, затраченного специалистами.

Кроме того, переезд может сопровождаться дополнительными расходами на разборку и сборку мебели, перемещение предметов весом более 100 кг, перевозку в индивидуальной упаковке, перемещение по узким коридорам и через узкие дверные проемы и пр. Достаточно сложно оценить средние затраты на переезд, т.к. у каждой компании будут индивидуальные потребности в грузчиках, автотранспорте и других ресурсах. Как показывает опыт, перевозка одного рабочего места обходится организации в 1-5 тыс. руб.

С чего начать

Пригласите специалиста мувинговой компании, который поможет объективно оценить стоимость переезда офиса в новый бизнес-центр. Для этого он выполнит следующие действия:

  • определит объем имущества;
  • посетит место прибытия (например, аренда нового офиса в Московском районе Санкт-Петербурга) и место отправления (например, Красногвардейский район, здание по адресу шоссе Революции, 114);
  • составит коммерческое предложение, в котором ознакомит клиента с графиком переезда и предварительной сметой;
  • обсудит с менеджером компании перевозчика возможные способы снижения расходов.

Чем больше времени удастся сэкономить, тем дешевле офису обойдется новоселье. С этой точки зрения самой правильной тактикой является самостоятельный сбор вещей. Чтобы каждый из сотрудников располагал достаточным количеством времени для подготовки стоит заранее приобрести упаковочный материал различного типа (коробки, гофрокартон, скотч, шпагат и пр.).

Ошибка, которую допускают многие компании, — экономия на упаковке. Выбор некачественных материалов приводит к порче техники и мебели.

Личные вещи, канцелярские принадлежности и документы лучше сложить самостоятельно, чтобы потом без проблем их найти. На каждую упаковку рекомендуется нанести маркировку. Правильно подписанное имущество и заранее составленный план расположения рабочих мест в офисе нового БЦ заметно сокращают время переезда.

Сэкономить на упаковочных материалах можно, если взять их в аренду — компании-перевозчики, которые стараются сократить затраты заказчика на переселение, практикуют многократное использование коробок, картона и других материалов.

Самый ответственный этап переезда — выбор подрядчика. От него будет зависеть оперативность транспортировки и безопасность имущества. При выборе перевозчика обращайте внимание на следующие показатели:

  • наличие гарантий (страховых полисов);
  • опыт, подтвержденный рекомендательными письмами;
  • эффективная организация перевозок;
  • достаточное количество ресурсов (погрузочная техника, автопарк, склад, сотрудники и пр.).

Необходимо помнить, что переезд и связанные с ними издержки могут спровоцировать справедливое недовольство других арендаторов бизнес-центра. Таким образом, чем лучше будет организовано «переселение», тем меньше расходов и конфликтов вызовет смена офиса.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *